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自考大专(01510)秘书实务第十六章

  第十六章秘书礼仪

 

  第一节秘书礼仪概述

  一、礼仪与秘书礼仪

  所谓礼仪,是指在社会交往中形成的、以建立和协调人际关系为目的、为人们所认同和遵守的行为规范或准则。秘书礼仪是秘书人员在履行公务、进行社会交往的过程中应遵守的礼仪规范或准则,它是秘书修养的一项重要内容。

  二、礼仪的特性

  为了深刻理解礼仪的实质和规范,秘书人员要掌握礼仪的特性:社会历史性;交往规范性;继承发展性;复杂多样性。

  三、秘书礼仪的功能

  秘书机构是一个组织的“门面”和“窗口”。随着社会交往的广泛与频繁,秘书礼仪在秘书活动中的作用日益增强。具体地说,秘书礼仪的功能有:(1)规范社交行为;(2)塑造良好形象;(3)协调人际关系;(4)促进工作绩效。

  四、秘书礼仪的基本原则

  秘书人员在实施礼仪时,应遵循以下基本原则:平等的原则;真诚的原则;尊重的原则;灵活的原则。

  第二节秘书的仪表

  一、秘书仪表的意义

  仪表是指人的外表,包括仪容、服饰、个人卫生等方面,它是一个人精神面貌的外观化。秘书的仪表是一种无声的语言,它反映了一名秘书的修养、性格等内在特征,会在交往的初始阶段给人美好的印象。

  二、秘书的服饰

  服饰是人的着装和饰物。着装包括服装和鞋袜的选择与穿着;饰物一般指能够起到装饰点缀作用的物件,包括服饰配件和首饰配戴。基本要求是:整洁大方;整体和谐;展示个性。

  三、秘书的美容

  秘书的美容是指秘书修饰自己的仪容,以示尊重他人的礼貌行为。它可以增添工作魅力,还能体现出良好的气质和精神面貌。美容的内容主要是脸部的工作妆和发与手的保洁、修饰。

  第三节秘书的谈吐

  一、秘书谈吐的原则

  谈吐是人们在一定语境中运用口头语言的交际活动,它应符合语言交际的礼仪规范,给人以美的感受。秘书谈吐就是秘书通过尊重、友善、得体的信息传递,使交往双方取得理解、协调和适应,以有效实现秘书活动的目标。秘书谈吐要遵循以下原则:晓之以礼,动之以情;适合语境,运用得体;机动灵活,注重实效。

  二、秘书的礼貌用语

  秘书的礼貌语内容丰富,用途广泛。根据表达的语意不同,可分为问候语、称谓语、请托语、致谢语、道歉语、祝贺语和告别语等。

  三、秘书的交谈语

  交谈语是秘书社交中的主要言语形式,是传递信息、沟通情感、取得良好交际效果的关键环节。交谈过程由倾听、发问、言谈等构成。秘书在与人交谈时应注意以下礼仪:注意倾听;亲切自然;语调平和;互相交流;谈话禁忌。

  第四节秘书的体态

  一、秘书体态的意义

  体态是人在交往中各种身体姿势的总称。秘书的体态是秘书交往活动中的一种非语言形式,具有表露、替代和辅佐功能。

  二、秘书的体姿

  秘书在交往场合常用的体姿语是站姿、坐姿和走姿。秘书要熟练掌握和运用体姿规范,做到站有站相、坐有坐相、走有走相,以强化交际效果。

  三、秘书的手势

  手势是一种动态的无声体态语言,它包括握手、招手、摇手和其他手指动作等。

  四、秘书的目光

  目光语是指通过视线接触来传递信息。秘书交际中要注意视线接触的时间、方向和范围。

  五、避免不雅的仪态

  秘书在公共场合,应避免以下几种不雅的动作和仪态:不要当众搔痒;防止发自体内的各种声响;交谈中应避免的不雅动作。

  第五节秘书常用礼节

  一、介绍

  人与人相互沟通,建立关系,是从介绍开始的。介绍一般有介绍他人和自我介绍两种。介绍他人时,首先应把男士介绍给女士,把年轻者介绍给年长者,把身份地位低者介绍给身份地位高者。介绍的语言要准确简练,恰到好处。自我介绍时应先问候对方,再向对方介绍自己的姓名、身份和工作单位等。

  二、交换名片

  名片是个人交际或送给友人作纪念的一种介绍性媒介物。秘书在工作和交际中,应当懂得名片交换的礼节,它包括名片递送和名片接收两个环节。

  三、握手

  握手是人际交往中最通行的礼节。握手的样式千差万别,给人的感受极不相同。社交场合握手,一般应由主人、年长者、身份地位高者、女士先伸手。握手时用力应适度,时间长短因人而异,握手时应当保持手的干净。

  四、致意

  致意是一种常用的礼节,一般有举手致意、点头致意、欠身致意和脱帽致意等方式。

  五、鞠躬

  鞠躬是弯腰行礼,表示对他人敬重的一种礼节,一般小礼鞠躬即可,大礼则要行三鞠躬。

  六、送礼

  送礼是一种表示感谢、祝贺、慰问、纪念的一种物质表现形式。秘书因工作或社交需要给人送礼时,应考虑到礼品的思想性、艺术性、趣味性、实用性、纪念性和针对性。

  第六节秘书活动礼仪

  一、迎来与送往

  接待本地来访客人是秘书的日常工作,它包括欢迎来宾、引导方式和送别客人等主要环节。每个环节,秘书都应讲究礼仪。

  二、典礼与仪式

  典礼,是为隆重庆祝某项重要事件而举行的各种礼节仪式;仪式,是为组织某项重要活动而规范的礼节和程序。典礼与仪式具有形式正规、气氛热烈等特点。典礼与仪式有开工、竣工;开业、开幕;签字;发奖、授勋;阅兵式、分列式等多种类型。秘书组织典礼与仪式时,应做好一系列工作。

  三、宴请与赴宴

  宴请是社交中的一项重要活动。秘书组织安排宴会或陪同领导者赴宴都应注重礼节规范,如座次排列与落座,席间交谈与进餐,餐具摆放与使用,起身告辞与送客,等等,给人以彬彬有礼的印象。

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